Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Vigente desde el 11 de noviembre de 2026.

Vendia ofrece un asistente de ventas con inteligencia artificial que atiende el WhatsApp de los negocios. Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo puedes ejercer tus derechos, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).

1. Quién es el responsable
2. Nuestros dos papeles
3. Qué datos tratamos
4. Para qué los usamos
5. El asistente es una IA
6. Con quién los compartimos
7. Cuánto tiempo los guardamos
8. Cómo los protegemos
9. Tus derechos
10. Cómo pedir que borremos tus datos
11. Menores de edad
12. Cambios a esta política

1. Quién es el responsable

2. Nuestros dos papeles

Como responsable. Decidimos cómo se tratan los datos de quienes escriben al WhatsApp de Vendia, de los negocios que contratan el servicio y de sus contactos comerciales.

Como encargado. Cuando un negocio usa nuestro asistente en su propio WhatsApp, ese negocio es el responsable de los datos de sus clientes y nosotros solo los tratamos por cuenta suya, según sus instrucciones y el acuerdo de tratamiento de datos que firmamos con él. Si eres cliente de uno de esos negocios, su política de privacidad es la que aplica: tus solicitudes van al negocio, y si nos llegan a nosotros se las trasladamos.

3. Qué datos tratamos

• Tu número de WhatsApp y el nombre de tu perfil.
• El contenido de los mensajes que nos escribes, con su fecha y hora.
• Los datos que nos des para atenderte: tu nombre, el de tu negocio, tu ciudad y lo que necesitas.
• En la atención a los clientes de un negocio: lo necesario para venderles, como los productos que piden, sus pedidos, reservas o cotizaciones y la dirección de entrega si hay domicilio.
• Si eres cliente de Vendia: los datos para facturar y cobrar el servicio.

No pedimos ni guardamos datos de tarjetas, contraseñas ni datos sensibles. Si alguien los envía por error, no se usan para nada.

4. Para qué los usamos

• Responder tus mensajes y darte la información que pides: precios, planes, horarios o disponibilidad.
• Pasarte con una persona del equipo cuando lo pidas o cuando el asistente no pueda resolver tu caso.
• Agendar demostraciones, preparar propuestas y prestar el servicio contratado.
• Facturar, cobrar y cumplir obligaciones contables y tributarias.
• Medir el uso del servicio (por ejemplo, cuántas conversaciones hubo en el mes) y mejorar la calidad de las respuestas.

No vendemos tus datos ni los usamos para publicidad de terceros. Solo te escribimos por iniciativa propia por asuntos del servicio, como avisos o recordatorios de pago, o si nos autorizaste.

5. El asistente es una inteligencia artificial

Los mensajes los responde un asistente de inteligencia artificial. Sus respuestas se basan en la información del negocio, como el catálogo, los precios y el inventario, y una persona del equipo puede revisar la conversación y continuarla. En cualquier momento puedes pedir que te atienda una persona.

6. Con quién los compartimos

Solo con los proveedores que necesitamos para prestar el servicio, que tratan los datos por nuestra cuenta:

• Meta Platforms, por WhatsApp Business: transporta los mensajes entre tu WhatsApp y nuestro sistema.
• Anthropic, por el modelo de inteligencia artificial Claude: recibe el texto de la conversación para generar la respuesta. Según sus condiciones comerciales, no usa esos datos para entrenar sus modelos.
• Nuestro proveedor de servidores: aloja la base de datos y el sistema.
• El negocio al que le escribes, cuando el asistente atiende su WhatsApp: ve sus conversaciones y recibe los avisos para atenderte.

Algunos de estos proveedores tienen servidores fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos o en Europa, así que tus datos pueden transferirse o transmitirse a otros países. Lo hacemos con proveedores que ofrecen medidas de seguridad adecuadas y para las finalidades de esta política. También entregaremos datos a una autoridad cuando la ley lo exija.

7. Cuánto tiempo los guardamos

• Texto de las conversaciones: hasta 12 meses, salvo que el negocio acuerde un plazo menor. Después se borra automáticamente y solo quedan conteos sin datos personales, como el número de conversaciones del mes.
• Datos de facturación: el tiempo que exigen las normas contables y tributarias.
• Cuando un negocio termina el servicio: le entregamos una copia de sus datos y los borramos de nuestros sistemas.

8. Cómo los protegemos

• Los datos de cada negocio están en una base separada: un negocio nunca ve los datos de otro.
• Las conexiones van cifradas (HTTPS) y las copias de seguridad se guardan cifradas.
• Solo el equipo de Vendia tiene acceso al sistema, con claves y verificación en dos pasos.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos al negocio afectado y a la Superintendencia de Industria y Comercio, como manda la ley.

9. Tus derechos

Como titular de tus datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Saber qué uso les hemos dado.
• Revocar la autorización o pedir que los borremos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Consultarlos gratis.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho tu solicitud ante nosotros.

Cómo ejercerlos: escríbenos al correo vendiachav@gmail.com o al WhatsApp +57 322 797 0303 con tu nombre, el número de WhatsApp con el que nos escribiste y lo que pides.

• Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corregir, actualizar, borrar o revocar): respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos y respondemos en máximo 8 días hábiles más.

10. Cómo pedir que borremos tus datos

Para que borremos tus conversaciones y tus datos:

1. Escribe al correo vendiachav@gmail.com o al WhatsApp +57 322 797 0303 con el asunto «Borrar mis datos».
2. Incluye el número de WhatsApp con el que nos escribiste y, si fue con un negocio que usa Vendia, el nombre de ese negocio.
3. Te confirmamos cuando estén borrados, en máximo 15 días hábiles.

Si escribiste a un negocio que usa Vendia, también puedes pedírselo directamente a ese negocio. Solo conservaremos lo que la ley nos obligue a guardar, como los datos de facturación.

11. Menores de edad

Nuestro servicio está dirigido a negocios y a personas adultas. No buscamos recoger datos de niños, niñas o adolescentes. Si nos enteramos de que un menor nos dio datos sin autorización de su representante, los borramos.

12. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha. Si el cambio afecta las finalidades del tratamiento, te lo informaremos antes de aplicarlo.